在了解如何做好合同管理工作之前,要先了解公司合同管理流程,一般來說,公司合同管理流程可以被分為合同準(zhǔn)備、合同簽署、合同履行、合同歸檔四個階段。在每個階段,合同管理都會遇到不同的問題。
1、合同準(zhǔn)備階段
這個階段,一般會在合同文本擬定過程中出現(xiàn)合同條款不完整、內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)、甚至存在重大疏漏和欺詐等問題。
2、合同簽署階段
在簽署階段,企業(yè)合同審批流程非常的復(fù)雜,往往需要經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)、管理層、財務(wù)等多層審批,不僅耗時長,還很容易影響合同簽署效率。另外,也極易存在合同被代簽、冒簽,合同印章管理不當(dāng),簽署后合同被篡改、遭泄露等隱患。
3、合同履行階段
在合同履行階段,人工管理不易跟蹤合同履行情況,重要節(jié)點無法及時處理,最終可能會導(dǎo)致合同糾紛的出現(xiàn)。
4、合同歸檔階段
由于企業(yè)合同種類多,數(shù)量巨大,合同管理員需根據(jù)合同類型對紙質(zhì)合同一一進行編號,并根據(jù)需求分門別類存放至相應(yīng)的儲藏柜中,比如按照公司分類,按照合同類別分類,或者按照時間分類等等。
為了保證合同管理的安全性,企業(yè)需準(zhǔn)備獨立的存儲室進行合同管理。紙質(zhì)合同容易受潮、易被蚊蟲叮咬、被咖啡等液體污染,同時人工管理過程中也稍有疏忽,就會導(dǎo)致合同被偷竊、被損毀、被篡改等狀況的發(fā)生。作為企業(yè)的合同管理人員,要保障合同安全,并且定期的對合同進行整理歸納。在這重復(fù)機械性的工作中極易出現(xiàn)人為失誤的現(xiàn)象,同時巨量的合同查找起來也十分不便。
所以,合同管理是非常重要的工作,企業(yè)中合同管理崗位都是挑細(xì)心的人來做,盡管這樣也容易出紕漏,因為合同量太大。一個企業(yè)合同管理的如何,也恰恰反映出企業(yè)的能力。一般合同管理人員需要經(jīng)過專門的培訓(xùn)才行,而且要制定細(xì)致有效的制度。合同涉及到公司的機密,是非常重要的。為了避免發(fā)生糾紛和疏漏,也要有監(jiān)管制度,這樣才能保證合同管理人員不對合同做出違法的事。
根據(jù)我國《合同法》的有關(guān)要求,合同的基礎(chǔ)條文包含簽署雙方的名字、居所、合同書目地、質(zhì)量、總數(shù)、酬勞和價錢、履行地址、履行限期及其履行方法、合同違約責(zé)任和處理異議的方式等相關(guān)內(nèi)容。在合同管理的全過程中,利用軟件技術(shù)開展信息化管理工作,能夠更好地開展合同的審批,保證合同的合規(guī)性、合法性以及合理性。而信息化管理技術(shù)的關(guān)鍵在于合同在線管理系統(tǒng),如簽盾電子合同系統(tǒng)。
電子合同在線高效便捷管理
1、提高合同簽署效率
簽盾電子合同不受時間和地域的限制,通過多種電子設(shè)備,可實現(xiàn)隨時隨地在線進行合同審核及簽署等操作,充分提高合同簽署效率,節(jié)省不必要的時間與人力成本。
2、合同安全簽署,適應(yīng)多種需求
簽盾電子合同管理系統(tǒng)不僅可以滿足不同企業(yè)內(nèi)部審批流程的需要,同時能實現(xiàn)更高效和更安全的簽署方式,支持多重驗證簽署方式,杜絕冒簽、代簽,合同被泄露、篡改等隱患。
3、合同在線管理便捷且安全,成本低廉
①合同歸檔:合同簽署完后,簽盾電子合同管理系統(tǒng)會自動通知歸檔人員入庫歸檔,歸檔信息包括了合同金額、起止時間、合同執(zhí)行狀態(tài)等各標(biāo)簽。
②合同檢索:簽盾電子合同管理系統(tǒng)支持關(guān)鍵詞搜索、按組織架構(gòu)/文件類型分類快速查找,一鍵搜索讓文件歸類管理更便捷;
③合同借閱:合同被歸檔入庫后會自動加密,其他人如需查看則需要申請借閱權(quán)限,權(quán)限可細(xì)分至每位人員,也可按時效性開啟,到期自動回收閱讀權(quán)限;
④合同下載:電子合同簽署完后保存在云端存儲,企業(yè)可隨時隨地下載合同查看合同內(nèi)容詳情。
4、在線簽署合同法律效力與紙質(zhì)合同相同
《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定:可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力。簽盾電子合同采用了實名認(rèn)證技術(shù)、防篡改技術(shù)、 第三方取時技術(shù),與紙質(zhì)合同具有同等的法律效力。
合同管理是公司經(jīng)營管理過程中的一項必不可少的重要工作,相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同管理流程,無論是性能還是效率,電子合同管理流程顯得更加方便快捷,也將更適合互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)高速發(fā)展的需要。
