合同管理不僅局限于合同文本的管理,同時也涉及從合同草擬,發(fā)起簽署,修改補充,歸檔存儲等一系列的流程中的管理,每個環(huán)節(jié)上的疏漏都有可能造成合同糾紛。因此,合同管理對于企業(yè)來說非常重要,但是紙質合同簽署不可避免的會出現那么些管理風險,一旦出現,該如何規(guī)避呢?
紙質合同管理風險比較常見的一是不簽訂正式合同,這在許多企業(yè)業(yè)務合作中都比較容易出現,出于對客戶的信任,以及長久的合作關系,或是異地簽署不便及合同審批時間長的原因,僅在口頭上進行約束不正式的簽訂合同。一旦對方失約,則容易造成對方逃避責任,引發(fā)合同糾紛。
二是簽訂的合同文本不規(guī)范,現實中有不少合同糾紛的例子都是由合同文本不規(guī)范引起的。雙方在合同簽訂管理的過程中,由于使用未經審查的合同模板,同時對于合同條款內容審查不仔細,如出現關鍵的條款信息,表述不明確,內容出現歧義等問題,則帶來非常大的合同管理隱患。
三是合同被篡改,被泄露。這一問題對于使用紙質合同簽署來說,無法規(guī)避。由于是人工管理合同及印章,因此,在管理過程中出現監(jiān)管不善導致合同損壞,丟失,或是有人游走在法律的邊緣,試圖通過紙質合同簽署弊端從中牟利,對合同進行偽造以及私刻假章,最終容易帶來較大的經濟損失和糾紛。
那么,該如何規(guī)避上述這些風險呢?
隨著數字化、信息化的發(fā)展,電子合同、電子簽名應用也越來越普及,取代紙質合同是必然趨勢。電子合同相較于紙質合同,有著高效便捷,安全可靠等優(yōu)勢,無需擔心異地簽署合同的問題,而且合同簽署流程簡化,線上操作審批,規(guī)避了不可控因帶來的審批簽署時間長的問題,一旦合同發(fā)起,隨時隨地進行審批,想簽就能簽,有效解決了紙質合同管理難,審批流程復雜,規(guī)避偽造,蘿卜章等風險。
此外,簽署后的電子合同是以電子數據的形式進行管理,并且大部分電子合同簽署平臺(如簽盾電子合同簽約平臺)采用了區(qū)塊鏈、時間戳等技術手段,對電子數據進行加密防護并且固化原始文件,確保了電子數據存儲管理過程中出現篡改偽造等風險。
