當(dāng)下,數(shù)字化時代,對于企業(yè)的人力資源部門來說,每天需要重復(fù)處理大量的合同、文件等材料,加上企業(yè)人員的流動性大,一部分求職者的身份核實難,異地合同簽署不便,合同倉儲管理繁瑣,查閱不便以及印章也容易發(fā)生被盜風(fēng)險等,一系列的問題導(dǎo)致人力資源部門的效率底下,成本卻不斷的在增加。
事實上,傳統(tǒng)紙質(zhì)合同簽署方式已經(jīng)無法滿足人力資源部門提高效率,快速發(fā)展的需求。對企業(yè)的其他部門也造成一定影響,導(dǎo)致業(yè)務(wù)進(jìn)度緩慢,掉單,冒簽代簽行為時有發(fā)生,最終造成經(jīng)濟(jì)損失。而隨著電子合同、電子簽名的出現(xiàn),應(yīng)用,這一問題得到了有效解決。
首先我們來看,在勞務(wù)合同的簽署上,紙質(zhì)合同有哪些制約問題:
簽署量大時,分身乏術(shù),導(dǎo)致效率低,成本高,管理難。尤其是在集團(tuán)公司這些問題尤為明顯,各地有分公司,同時又在不斷擴(kuò)大業(yè)務(wù),新增分公司,辦事處,項目部,事業(yè)組等,人員招聘工作巨大,加上人員的流動,簽署量增多,紙質(zhì)合同簽署流程不僅繁雜,而且層層審批耗費(fèi)大量的時間,倉儲管理又需專人進(jìn)行看管。
紙質(zhì)合同簽署身份核實的問題是比較難解決的,尤其是當(dāng)有人使用假身份證或異地簽署合同時,無法及時準(zhǔn)確通過第三方機(jī)構(gòu)有效的辨認(rèn)其身份,一旦合同簽署,后續(xù)遇到問題,維權(quán)會變得比較困難。
紙質(zhì)合同簽署時印章管理也是一大難題,印章的使用頻繁,誰用了,用來做什么均無法得到準(zhǔn)確有效的記錄,因此,員工私自使用,冒簽代簽或者被有心之人盜用,刻制假章等事件無法避免。
電子合同,電子簽名是如何解決這些問題的呢,下面我們以簽盾電子合同為例,簽盾電子合同擁有自研的電子合同簽約平臺,幫助企業(yè)提供包括電子合同簽署、管理、存證等在內(nèi)的全生命周期服務(wù),不僅能讓企業(yè)節(jié)省合同打印、快遞、倉儲以及管理帶來的成本,而且大幅的提高呢企業(yè)的辦事效率,優(yōu)化管理流程。
首先使用電子合同簽署,需通過電子合同訂立系統(tǒng)進(jìn)行簽署,電子合同訂立系統(tǒng)提供實名認(rèn)證功能,簽盾電子合同簽約平臺要求用戶提供企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、法人或個人身份證明,手機(jī)號,人臉識別等在內(nèi)的信息,確保了用戶的身份信息是真實有效的,同時針對認(rèn)證用戶,ca認(rèn)證機(jī)構(gòu)也會頒發(fā)數(shù)字證書,獲取有效的電子簽名。
其次,電子合同的簽署全程都在線上,從電子合同文本草擬,到上傳電子合同,發(fā)起合同簽署,合同管理等都在電子合同訂立平臺上完成,可以說,電子合同平臺實現(xiàn)了企業(yè)合同簽署及其業(yè)務(wù)管理的全程的數(shù)字化、電子化。通常來說,一份電子合同的簽署時間快至1-3分鐘,其成本在2-7元之間,而紙質(zhì)合同基本在20元左右,相比之下,降低了80%。
最后是在存儲安全上,紙質(zhì)合同的存儲是采用紙質(zhì)合同原件,量大時容易堆積,并且紙張年久易破損,堆積之后查閱也非常不方便。電子合同簽署采用電子信息數(shù)據(jù)傳輸,存儲。無需占用物理的倉儲空間,而且在簽署以及存儲過程中,通過電子簽名、區(qū)塊鏈、時間戳等技術(shù)手段,對簽署的電子數(shù)據(jù)進(jìn)行加密上鏈,固化文件。確保了數(shù)據(jù)不被篡改,保證了數(shù)據(jù)的完整性,安全性。相比之下,電子合同數(shù)據(jù)存儲安全性要高許多。
