在數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展要求下,國家政府出臺政策鼓勵推廣電子簽名、電子簽名系統(tǒng)應(yīng)用,越來越多的企業(yè)使用電子簽名系統(tǒng)進(jìn)行合同簽署,相較于紙質(zhì)合同簽署方式,電子合同、電子簽名更加的適應(yīng)數(shù)字化管理、智能化應(yīng)用的趨勢,幫助企業(yè)提高業(yè)務(wù)效率,降低成本。
那么,企業(yè)如何使用電子簽名系統(tǒng)進(jìn)行簽署呢?
首先企業(yè)需要通過電子簽名系統(tǒng)進(jìn)行實名認(rèn)證,相較于紙質(zhì)合同簽署身份認(rèn)證基于面對面,或熟人間的信任。電子合同簽署在線上,雙方無法通過面對面進(jìn)行身份確認(rèn),更無法建立熟人信任身份關(guān)系,因此,就需要通過數(shù)字證書來確保簽署雙方的身份真實性。在實名認(rèn)證階段,雙方需要提供到企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、法人身份證明、人臉識別等方式,確保身份是真實有效的,從而獲得可靠的電子簽名。
實名認(rèn)證后,就可以發(fā)起合同簽署了,通過系統(tǒng)發(fā)起合同簽署需要先本地擬好電子版合同文件,然后上傳到系統(tǒng),再進(jìn)行設(shè)置簽署信息,包括簽署人、簽署順序、簽署時間等,一切就緒后,就可以發(fā)起合同簽署了。
在此之前,企業(yè)可以對電子印章進(jìn)行授權(quán)管理,授權(quán)給需要使用印章簽署的業(yè)務(wù)人員,這樣就不再需要每次都由印章管理人員進(jìn)行操作簽章,業(yè)務(wù)人員也能快速的使用印章進(jìn)行簽署,避免了審核,等待的時間。而且印章授權(quán)簽署,每次使用都會有記錄,全程記錄,公開透明,并且可追溯。
發(fā)起合同簽署,先簽署的一方企業(yè)會收到需要簽署的通知,進(jìn)入到電子簽名系統(tǒng)進(jìn)行確認(rèn)合同內(nèi)容,無誤后,再進(jìn)行意愿認(rèn)證,確保簽署是由本人進(jìn)行操作,最后進(jìn)行簽字蓋章。
先簽署的一方簽署完成后,再發(fā)送給另一方,系統(tǒng)會通過短信的方式通知過去,同樣到電子簽名系統(tǒng)進(jìn)行合同的確認(rèn),意愿認(rèn)證,再簽字蓋章,電子合同就算簽署完成了。
簽署完成的電子合同,存儲在云端,雙方隨時可查看簽署進(jìn)度,以及查閱合同內(nèi)容,無需占用物理倉儲空間,無需擔(dān)心丟失、損壞風(fēng)險,非常方便。而且為保障電子數(shù)據(jù)安全,電子簽名系統(tǒng)聯(lián)合了第三方存證機構(gòu)進(jìn)行聯(lián)合存證,確保了證據(jù)鏈的保全。
