2020年,國(guó)家人社部發(fā)布《關(guān)于訂立電子勞動(dòng)合同有關(guān)問(wèn)題的函》,明確用人單位與勞動(dòng)者協(xié)商一致,可以采用電子形式訂立書(shū)面勞動(dòng)合同。2021年,國(guó)家人社部再印發(fā)《電子勞動(dòng)合同訂立指引》,明確了電子勞動(dòng)合同的訂立、調(diào)取、儲(chǔ)存和應(yīng)用規(guī)范,確保電子勞動(dòng)合同的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、不被篡改。
兩年多時(shí)間里,在政策的號(hào)召下,全國(guó)共有40多個(gè)省市人社部都出臺(tái)了文件,建立電子勞動(dòng)合同試點(diǎn),全面推進(jìn)電子勞動(dòng)合同普及應(yīng)用。
人力資源管理中,圍繞員工的“入轉(zhuǎn)調(diào)離”全過(guò)程,涉及簽署蓋章的各類紙質(zhì)文件多達(dá)十幾種?；A(chǔ)性、重復(fù)性的工作不僅繁瑣,降低效率,而且長(zhǎng)期紙張采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)管理等帶來(lái)的成本也不少。一旦涉及跨區(qū)域用工,合同簽署不便的同時(shí)還容易出現(xiàn)身份偽造,冒簽代簽的問(wèn)題。
電子簽約方式的推廣,不僅有利于建立誠(chéng)信守法用工環(huán)境,提高勞動(dòng)合同及各類簽章文件的管理效率,降低紙質(zhì)合同及文件簽章過(guò)程產(chǎn)生的成本。而且還有利于降低勞動(dòng)合同簽訂過(guò)程中的安全風(fēng)險(xiǎn),有效避免因勞動(dòng)合同管理不規(guī)范引發(fā)的各種問(wèn)題。
作為全證據(jù)鏈電子合同服務(wù)商,簽盾為企業(yè)人力資源管理打造了一個(gè)集主體認(rèn)證、電子簽章、印章管理、合同文件管理、區(qū)塊鏈數(shù)據(jù)存證及司法服務(wù)的全流程電子簽約服務(wù)平臺(tái)。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化SaaS、開(kāi)放API、獨(dú)立部署的服務(wù)方式,提供勞動(dòng)合同、實(shí)習(xí)協(xié)議、人事證明、調(diào)崗申請(qǐng)書(shū)、工作調(diào)動(dòng)確認(rèn)函、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)、離職協(xié)議書(shū)、離職證明等場(chǎng)景的電子簽約解決方案,幫助企業(yè)簡(jiǎn)化人事管理人員的繁瑣工作,提升辦公協(xié)作和管理效率,降低人事管理成本。
預(yù)入職文件簽署場(chǎng)景
包括:背景調(diào)查授權(quán)書(shū)、入職通知書(shū)
簽署痛點(diǎn):
在預(yù)入職階段,通常HR會(huì)對(duì)入職人員做背景調(diào)查,再發(fā)放入職通知書(shū)。不管是背景調(diào)查還是入職通知offer,都需要入職人員的授權(quán)或確認(rèn)。但這階段,入職人員還未到公司報(bào)道,因此,背景調(diào)查授權(quán)書(shū)及入職通知書(shū)無(wú)法有效的進(jìn)行面簽,遠(yuǎn)程口頭或郵件授權(quán)確認(rèn)的形式不規(guī)范且存在一定的隱患。
簽盾解決方案:
企業(yè)HR可以通過(guò)簽盾電子合同簽約平臺(tái)發(fā)起背景調(diào)查授權(quán)書(shū)、入職通知書(shū),平臺(tái)通過(guò)短信的方式通知給入職人員進(jìn)行簽名確認(rèn)。同時(shí)通過(guò)主體認(rèn)證,保障雙方的身份真實(shí),意愿真實(shí)。
入職合同文件簽署場(chǎng)景
包括:勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)協(xié)議
簽署痛點(diǎn):
在員工入職后,需要跟員工簽署勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)協(xié)議等多份合同文件。一旦涉及大量的人員同時(shí)入職,基礎(chǔ)性、重復(fù)性的工作不僅繁瑣,讓HR的工作時(shí)間浪費(fèi)在事務(wù)性工作上,而且降低工作效率的同時(shí),也容易出現(xiàn)合同文件搞混,漏簽錯(cuò)簽的情況。
簽盾解決方案:
企業(yè)HR通過(guò)簽盾電子合同簽約平臺(tái)上傳合同文件直接發(fā)起或事先就設(shè)置好合同文件模板進(jìn)行發(fā)起,入職員工接收到短信通知,進(jìn)入到平臺(tái)進(jìn)行簽字確認(rèn),整個(gè)過(guò)程無(wú)需HR來(lái)回跑,簽署的狀態(tài)一目了然,簽署完成后的合同文件自動(dòng)歸檔,統(tǒng)一在線管理,隨時(shí)調(diào)取、查閱和下載。同時(shí)簽署過(guò)程中簽署主體、合同文件、簽署時(shí)間、地點(diǎn)等數(shù)據(jù)通過(guò)區(qū)塊鏈技術(shù)存證,并同步到公證機(jī)構(gòu),保障簽署過(guò)程及簽章文件的法律效力。
調(diào)崗/轉(zhuǎn)正文件簽署場(chǎng)景
包括:調(diào)崗申請(qǐng)書(shū)、工作調(diào)動(dòng)確認(rèn)函、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)
簽署痛點(diǎn):
入職期間,根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)需要及員工的表現(xiàn),需要對(duì)員工進(jìn)行調(diào)崗、工作調(diào)動(dòng)或轉(zhuǎn)正,同時(shí)雙方簽署調(diào)崗申請(qǐng)書(shū)、工作調(diào)動(dòng)確認(rèn)函、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)。紙質(zhì)文件簽署情況下,層層審批麻煩,用印蓋章不方便,容易耽誤文件簽章進(jìn)度。
簽盾解決方案:
企業(yè)HR通過(guò)簽盾電子合同簽約平臺(tái)發(fā)起,填寫(xiě)審批流程并配置審批人,平臺(tái)支持多部門會(huì)簽,移動(dòng)審批,文件審批更加輕松省心,審批效率也大大提高。同時(shí)平臺(tái)規(guī)范化印章管理,在線審批授權(quán)用印更加便捷,可控可追溯更加安全。
離職文件簽署場(chǎng)景
包括:離職協(xié)議書(shū)、交接單、離職證明
簽署痛點(diǎn):
員工離職,需要簽署離職協(xié)議書(shū)、交接單、離職證明等文件。紙質(zhì)文件簽署情況下,容易因操作不規(guī)范(代簽冒簽),或協(xié)議內(nèi)容篡改等問(wèn)題,引發(fā)勞資糾紛。
簽盾解決方案:
企業(yè)HR通過(guò)簽盾電子合同簽約平臺(tái)發(fā)起,協(xié)議內(nèi)容由雙方確認(rèn),并通過(guò)意愿認(rèn)證簽字蓋章,再利用區(qū)塊鏈、時(shí)間戳、哈希、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段,對(duì)整個(gè)簽署過(guò)程數(shù)據(jù)進(jìn)行存證保全,有效避免了內(nèi)容篡改,同時(shí)受法律保障,一旦發(fā)生糾紛,可提供合法、可信的證據(jù)出證。
在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)日益普及,數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大環(huán)境下,企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)已成必然趨勢(shì)。尤其是涉及到合同文件簽章、管理等方面,傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同、文件簽章方式弊端凸顯,通過(guò)安全、便捷的電子簽章應(yīng)用,構(gòu)建人力資源管理信息化、數(shù)字化服務(wù)閉環(huán),助力企業(yè)人事管理提質(zhì)增效。
