企業(yè)經(jīng)營辦公中,會涉及到內(nèi)部溝通管理中文件蓋章、勞務合同簽署等,外部銷售經(jīng)營中銷售合同、采購合同以及各類需要蓋章的文件。相較于紙質(zhì)簽章存在異地簽章不便、流程繁瑣、管理成本高、冒簽代簽、蘿卜章等問題,電子簽章為數(shù)字化辦公帶來了便利。
電子簽章簡化了簽章的流程,提高了簽章效率
紙質(zhì)簽章不僅需要線上編輯流轉(zhuǎn)到線下打印蓋章,而且簽署過程容易因領導不在、印章外帶等各種突然狀況增加簽約的周期,紙質(zhì)合同、文件簽章后,進行存儲管理容易因量大堆積,并且年久易丟失、破損。
電子簽章是通過電子的形式訂立的合同、文件。并且是通過第三方電子合同簽約平臺進行簽訂存儲的,根據(jù)《電子合同在線訂立流程規(guī)范》指出,采用第三方電子合同簽約平臺才能保證其過程的公平性及結(jié)果的有效性。用戶在平臺上進行注冊并主體認證,確保了簽約主體的身份真實,通過平臺發(fā)起、發(fā)送并完成合同簽署,全程都在線上操作,無需面對面,不受時間、地域的限制,隨時隨地想簽就簽,大大提高了簽章效率。
電子簽章管理更便捷,節(jié)省了成本
紙質(zhì)簽章不僅需要打印紙張,而且簽章后的合同、文件需要占用物理倉儲空間,一旦合同、文件的數(shù)量大,歸檔整理麻煩,也容易出錯。此外,實體印章的管理也容易因管理不當,出現(xiàn)冒簽代簽等問題。
電子簽章通過電子化的形式進行存儲和管理,包括印章、合同文件等,電子印章的申請需要符合《電子簽名法》的規(guī)定,滿足真實身份、真實意愿、簽名未改、原文未改的條件,電子印章授權(quán)使用,通過授權(quán)可以清晰的記錄使用時間、簽章文件等信息,確保了用章的安全。此外,電子合同、文件存儲在平臺上,提供智能歸檔、查閱等服務,操作簡單便捷。
電子簽章保證了數(shù)據(jù)存儲安全,簽約過程有法律保障
紙質(zhì)簽章面對面或郵寄簽署的行為過程,通常是無第三方公證的,容易出現(xiàn)偽造、篡改等風險,一旦發(fā)生合同糾紛,取證和維權(quán)過程難。
電子簽章通過平臺采用區(qū)塊鏈、時間戳、哈希等技術(shù)手段,對電子合同簽約過程中簽約主體、簽約文件、時間、地點等數(shù)據(jù)進行存證并保全,確保了電子合同簽署過程及簽章文件的法律效力,并且還接入了公證處、司法鑒定中心、仲裁委等機構(gòu),一旦發(fā)生合同糾紛,可提供有效的公證及出證報告,提供網(wǎng)絡仲裁服務,保障用戶的合法權(quán)益。
