如今,互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的飛速發(fā)展,讓電子簽名、電子公章等應(yīng)用得以廣泛的推廣,作為數(shù)字化、信息化辦公的重要工具,電子公章因其使用便捷高效,防偽造等優(yōu)勢(shì),逐漸代替實(shí)物公章成為眾多企業(yè)的首選。那么,相較于實(shí)物公章管理,電子公章在管理上有哪些優(yōu)勢(shì),需要注意什么呢?
1、電子化管控,管理更高效便捷
電子公章也叫電子印章,它是電子簽名有效的表現(xiàn)形式,通過(guò)數(shù)字技術(shù)來(lái)模擬實(shí)物印章,使其具備與實(shí)物印章相同的可視效果和法律效力。因此,可靠的電子公章要符合《電子簽名法》的要求,即能夠識(shí)別簽名人身份;認(rèn)可簽署內(nèi)容以及簽名不可被篡改。
電子公章通過(guò)電子印章平臺(tái)或電子合同簽署平臺(tái)進(jìn)行管控,選擇企業(yè)內(nèi)部可信賴的員工作為管理員進(jìn)行管理,需要用章時(shí),管理員可設(shè)置用章人的權(quán)限,授權(quán)其使用公章,在整個(gè)用章過(guò)程無(wú)需管理員監(jiān)督,平臺(tái)即可記錄用章人整個(gè)的用章過(guò)程,可隨時(shí)查看,一旦發(fā)生用章問(wèn)題,可追溯,且不可抵賴。
2、防止偽造,保障用章使用安全
實(shí)物印章容易出現(xiàn)偽造、私刻的問(wèn)題,且無(wú)法避免。而電子印章相比較而言,有效的杜絕了偽造、私刻等問(wèn)題的發(fā)生。首先電子印章是通過(guò)數(shù)字技術(shù)手段制作生成,其次利用數(shù)字認(rèn)證以及電子簽名技術(shù),保障了用章人的身份是真實(shí)有效的。最后,在線合同文件的簽署需要通過(guò)電子簽章系統(tǒng),在簽署前,系統(tǒng)會(huì)要求簽署人進(jìn)行實(shí)名認(rèn)證,即提交有效的企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照相關(guān)資料以及法人或個(gè)人有效的身份信息,人臉識(shí)別等,再由公安部、工商局等管理部門進(jìn)行數(shù)據(jù)比對(duì)確認(rèn),ca認(rèn)證機(jī)構(gòu)頒發(fā)數(shù)字證書,確保了簽署主體的身份是真實(shí)的。
電子公章的應(yīng)用符合當(dāng)下數(shù)字經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,幫助企業(yè)以及政務(wù)服務(wù)提高了效率,降低了成本。當(dāng)然在管理過(guò)程中,需要注意的是公章賬戶的管理人選擇要確?？尚?然后嚴(yán)格的把控公章的使用權(quán)限,不要濫用權(quán)限,針對(duì)需要的員工進(jìn)行授予,以確保員工工作能夠正常開(kāi)展,此外,要做好離職人員的權(quán)限回收,避免出現(xiàn)離職人員還能使用企業(yè)電子公章的情況。
