相比紙質(zhì)合同的管理難、效率低、潛在風(fēng)險(xiǎn)大等問題,電子合同的好處越來越凸顯,使得其在眾多領(lǐng)域得到快速普及和發(fā)展,同時(shí)隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展,數(shù)字經(jīng)濟(jì)已成趨勢。電子簽章也得到政策的支持,未來,電子合同簽約方式勢必會(huì)取代紙質(zhì)合同簽約方式。
那么,企業(yè)使用電子合同的好處有哪些呢?
1、提高合同簽署效率,節(jié)省成本
紙質(zhì)合同簽約方式不僅需要協(xié)調(diào)簽署雙方人員線下見面,而且其合同制作簽署流程比較繁雜,從合同擬定、打印,再到印章審批、簽署或郵寄。需要耗費(fèi)的周期較長,大大降低了合同簽署的效率,容易耽誤業(yè)務(wù)推進(jìn)的時(shí)效。而使用電子合同簽約方式,首先是雙方無需見面,也無需郵寄,全程線上就能簽署,并且不受時(shí)間、地域的限制,隨時(shí)想簽就能簽。一份確認(rèn)好的電子合同簽署快至1-3分鐘就能完成,大大提高了合同簽署的效率,同時(shí)也降低了簽署成本。
2、合同管理更加便捷
簽署完成的紙質(zhì)合同一般是雙方各一份留檔,因此,企業(yè)在累積合同文件到一定數(shù)量之后就會(huì)面臨合同管理的問題,首先是需要更大的倉儲(chǔ)空間,增加工作量的同時(shí)考慮配置多個(gè)管理人員。而且還需要面對翻找不便,合同損毀等各樣的問題。使用電子合同后,采用電子化存儲(chǔ),無需倉儲(chǔ)空間,一律存儲(chǔ)在云端平臺(tái)或本地服務(wù)器中,并且電子合同存儲(chǔ)還聯(lián)合第三方的存證機(jī)構(gòu)進(jìn)行保全,確保了合同存儲(chǔ)的安全。而電子合同在管理過程中,不管是歸檔還是查閱都非常方面。
3、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)更加安全
紙質(zhì)合同不管是在簽署過程中還是存儲(chǔ)中都需要承擔(dān)一定的風(fēng)險(xiǎn)。比如偽造合同、私刻假章、冒簽代簽的行為屢禁不止且無法杜絕。而使用電子合同好處是簽署后,首先通過電子合同訂立系統(tǒng)進(jìn)行簽署需要先進(jìn)行實(shí)名認(rèn)證,確保了簽署雙方的身份是真實(shí)有效的,其次使用的電子簽名需再次進(jìn)行意愿認(rèn)證,確保是本人操作或委托所為,避免了冒簽和代簽的風(fēng)險(xiǎn)。最后不少電子合同服務(wù)商還引入了區(qū)塊鏈、時(shí)間戳等技術(shù)手段,對簽署存儲(chǔ)過程中數(shù)據(jù)加密防護(hù),避免了篡改的風(fēng)險(xiǎn),保全了證據(jù)鏈,使得電子合同簽署存儲(chǔ)安全更有保障。