想知道企業(yè)電子合同如何進(jìn)行管理,需要從合同準(zhǔn)備、合同簽署、合同履行、合同歸檔四個(gè)管理流程中詳細(xì)了解。電子合同的簽署是需要通過電子合同訂立系統(tǒng),并且在使用簽署前需進(jìn)行實(shí)名認(rèn)證,申請(qǐng)獲取可靠的電子簽名。
首先是合同準(zhǔn)備階段,也就是需要提前擬定好雙方簽署的合同電子版文件,一般以word的形式進(jìn)行編輯,確認(rèn)雙方能夠接受的條款內(nèi)容。
然后就是合同簽署環(huán)節(jié),把準(zhǔn)備好的電子版合同文件上傳到平臺(tái),如果需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批可以先進(jìn)行審批流程,即提交部門領(lǐng)導(dǎo)人等待確認(rèn),確認(rèn)好的合同內(nèi)容再進(jìn)行設(shè)置簽署信息,包括了簽署人、簽署時(shí)間、簽署順序等。
其中還涉及到了印章授權(quán)流程,即印章管理部門可以直接授權(quán)給你印章使用權(quán)限,無需再經(jīng)手印章管理部門簽章操作。先簽署的一方進(jìn)行確認(rèn),意愿認(rèn)證,進(jìn)行蓋章操作。然后就可以發(fā)送給另一方了,平臺(tái)會(huì)通過短信的方式通知,另一方進(jìn)行同樣操作就可以蓋章完成合同簽署了。
合同簽署完成后就進(jìn)入到合同履行階段,這期間需要員工進(jìn)行合同履行的跟蹤與確認(rèn),然后進(jìn)行款項(xiàng)的安排確認(rèn),最終按照合同時(shí)間確認(rèn)合同完成。
合同完成后需要進(jìn)行留檔管理,以便后續(xù)的查找。電子合同是電子化管理方式,因此歸檔工作也無需人工核對(duì),事先建好相應(yīng)的合同文件夾,一鍵移動(dòng)即可歸類,搜索查閱非常的方便。
因此,相比紙質(zhì)合同的管理,企業(yè)電子合同管理更加的便捷高效,幫助企業(yè)提高工作效率,降低各項(xiàng)成本開支。
