在線合同簽約方式越來越受歡迎,相比紙質(zhì)合同,它通過在線簽約、在線存儲(chǔ)優(yōu)化了合同管理流程,從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程全程電子化管理,幫助企業(yè)降本增效。而在數(shù)字化,互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展,以及政策加持下,在線合同在各行業(yè)的應(yīng)用也將會(huì)更加深入。
那么,在線合同是如何進(jìn)行管理的呢?
1、合同編輯起草
紙質(zhì)合同的編輯起草需先在線上下載電子合同模板或自擬定電子合同內(nèi)容,然后線下打印成紙張合同文件,一旦紙張成文的合同出現(xiàn)錯(cuò)誤需要修改,又需要在線上進(jìn)行修改或作廢,重新擬定新的合同文件。在線合同通過平臺(tái)進(jìn)行編輯起草,比如簽盾電子合同簽約平臺(tái),可以在線編輯,能夠提供海量的合同模板,用戶注冊(cè)實(shí)名之后,可以直接使用平臺(tái)模板或上傳本地合同文件,幫助企業(yè)高效的生成規(guī)范性合同文本。
2、簽署審批
紙質(zhì)合同簽署審批需先進(jìn)行合同審批,用印申請(qǐng),然后進(jìn)行蓋章簽署,由于審批程序繁雜,同時(shí)受到異地簽約、印章外帶或?qū)徟藛T不在等因素的影響,給審批程序帶來低效的工作,增加成本管理。在線合同審批簽署只需管理人員授權(quán)用章就行,使用者登錄到后臺(tái)發(fā)起合同簽署,簽署流程只需在設(shè)置好簽署時(shí)間、簽署順序等信息,然后雙方各自進(jìn)行意愿認(rèn)證,就完成合同簽署了。整個(gè)過程快至1-3分鐘,非常的便捷。
3、合同歸檔存儲(chǔ)
紙質(zhì)合同簽署完成后,留存紙質(zhì)文件,需要有專門工作人員負(fù)責(zé),需要倉(cāng)儲(chǔ)空間,一旦合同簽署量大,歸檔查閱的工作量就會(huì)增大,工作效率降低,同時(shí)倉(cāng)儲(chǔ)時(shí)間久了,也容易造成合同丟失、破損等問題,帶來不必要的麻煩。而在線合同簽署完后,存儲(chǔ)在平臺(tái)并同步到第三方存證服務(wù)機(jī)構(gòu),文件數(shù)據(jù)證據(jù)鏈保全,而且簽盾電子合同簽約平臺(tái)通過區(qū)塊鏈+時(shí)間戳技術(shù),對(duì)簽署過程的文件數(shù)據(jù)進(jìn)行上鏈加密存儲(chǔ),保證了數(shù)據(jù)不被篡改,同時(shí)精確記錄可追溯,保障合同存儲(chǔ)安全。
簽盾還與多家司法機(jī)構(gòu)有合作,在線合同一旦發(fā)生糾紛,平臺(tái)還可提供在線仲裁、在線公證、法律咨詢等服務(wù),使得在線合同管理又多了一道保障。
